Adatfeldolgozói szerződés (GDPR 28. cikk)

Az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 1. melléklete. Hatályos: 2026. november 12-től.

A felek

Adatkezelő: az a cég vagy más vállalkozás (a továbbiakban: Adatkezelő vagy Ügyfél), amely a Routehive szolgáltatást az ÁSZF elfogadásával megrendelte. Adatai a regisztrációkor és a számlázáshoz megadott cégadatok. Aláírt példány esetén: [ÜGYFÉL NEVE], székhely: [ÜGYFÉL SZÉKHELYE], cégjegyzékszám: [ÜGYFÉL CÉGJEGYZÉKSZÁMA], adószám: [ÜGYFÉL ADÓSZÁMA], képviseli: [ÜGYFÉL KÉPVISELŐJE], adatvédelmi kapcsolattartó: [ÜGYFÉL ADATVÉDELMI KAPCSOLATTARTÓJA].

Adatfeldolgozó: Tálosné Tomisa Erika e.v. (egyéni vállalkozó), székhely: 8706 Nikla, Berzsenyi Dániel utca 108/A, nyilvántartási szám: 2742748, adószám: 51138938-2-34, képviseli: Tálosné Tomisa Erika, adatvédelmi kapcsolattartó: info@routehive.eu (a továbbiakban: Adatfeldolgozó vagy Szolgáltató).

1. A szerződés létrejötte, viszonya az ÁSZF-hez, fogalmak

1.1. Ez a szerződés az ÁSZF elfogadásával, annak mellékleteként jön létre; külön aláírás nem szükséges. Az Adatkezelő kérésére az Adatfeldolgozó aláírt példányt is ad.

1.2. Ha ez a szerződés és az ÁSZF eltér, a személyes adatok kezelésének kérdésében ez a szerződés az irányadó.

1.3. A fogalmak (személyes adat, adatkezelés, adatkezelő, adatfeldolgozó, érintett, adatvédelmi incidens stb.) jelentése az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletéé (a továbbiakban: GDPR). A Szolgáltatás, Ügyféladat, Felhasználó és Címzett kifejezés jelentése az ÁSZF szerinti.

2. A szerződés tárgya

2.1. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő nevében és utasításai szerint kezeli az Ügyféladatban levő személyes adatokat, kizárólag a Routehive szolgáltatás (kiszállítás-tervező szoftver szolgáltatásként) nyújtása érdekében.

2.2. Nem tartoznak e szerződés alá azok az adatok, amelyeket az Adatfeldolgozó saját adatkezelőként kezel: a Felhasználói fiókok (belépés, biztonság), a szerződéssel és számlázással kapcsolatos adatok, a kapcsolattartás és a saját üzemi naplók. Ezekről az Adatkezelési tájékoztató szól.

3. Időtartam

A szerződés az ÁSZF szerinti jogviszony idejére szól, és azt követően a 16. pont szerinti törlés vagy visszaadás befejezéséig hatályos.

4. Az adatkezelés jellege és célja

4.1. Jellege: gyűjtés (a felületen, importból), rögzítés, tárolás, rendszerezés, lekérdezés, megjelenítés, összevetés (útvonaltervezés), továbbítás az alvállalkozóknak a feladatuk mértékéig (pl. a cím a Google-nak címkereséshez), exportálás az Adatkezelő kérésére, törlés.

4.2. Célja:

• a kiszállítások megtervezése: címkeresés, útvonal és megállósorrend, körök kiadása a sofőröknek, fix útvonalak és ismétlődő körök;
• a kiszállítás végrehajtása és igazolása: kézbesítés vagy sikertelenség rögzítése, eseménynapló, kézbesítési fotó és aláírás;
• az utánvét és a göngyöleg (láda) nyilvántartása;
• a sofőr élő helyének megjelenítése a diszpécsernek, a sofőr engedélyével;
• kimutatások és exportok az Adatkezelő számára;
• a címzettek értesítése e-mailben vagy SMS-ben, ha az Adatkezelő ezt a funkciót bekapcsolja (bevezetése után);
• hibaelhárítás és támogatás.

4.3. Az Adatfeldolgozó az Ügyféladatot saját célra nem használja: nem adja el, nem használja reklámra, profilalkotásra vagy más ügyfél kiszolgálására. Összesített, személyes adatot nem tartalmazó és az Ügyfélre vissza nem vezethető statisztikát (pl. a megállók száma, válaszidők) a Szolgáltatás fejlesztésére használhat, az ÁSZF 11.5. pontja szerint.

5. A személyes adatok kategóriái

5.1. Az Adatfeldolgozó az alábbi adatokat kezeli, abban a körben, amelyben az Adatkezelő azokat a Szolgáltatásban rögzíti:

5.2. Különleges adat (GDPR 9. cikk) és bűnügyi adat (10. cikk) kezelésére a Szolgáltatás nem készült. Az Adatkezelő ilyen adatot nem rögzít, a megjegyzés mezőkben és a fotókon sem (pl. egészségi állapot a kiszállítási megjegyzésben).

6. Az érintettek köre

• az Adatkezelő ügyfelei, megrendelői, a kiszállítás címzettjei, ezek kapcsolattartói és átvevői;
• az Adatkezelő sofőrjei (munkavállaló, megbízott vagy alvállalkozó) és a Szolgáltatás további Felhasználói (tulajdonos, admin, diszpécser);
• a kézbesítési fotón esetleg látható más személyek.

7. Az Adatkezelő kötelezettségei és utasításai

7.1. Az Adatkezelő felel azért, hogy az adatkezelés jogszerű: van jogalapja, az érintetteket tájékoztatta (a sofőröknek a Szolgáltató mintát ad), jogos érdeknél érdekmérlegelést végzett, és ha szükséges, adatvédelmi hatásvizsgálatot készített.

7.2. Dokumentált utasításnak minősül: az ÁSZF és ez a szerződés; a Szolgáltatás Adatkezelő általi beállítása és használata (adatok felvitele, módosítása, törlése, kiadása, az élő hely használata); valamint az Adatkezelő tulajdonosának vagy adminjának e-mailben adott további utasítása. A Szolgáltatás szokásos működésén túlmenő utasítás teljesítése díjköteles lehet; erről az Adatfeldolgozó előzetesen tájékoztat.

7.3. A Felhasználók hozzáférését (meghívás, szerepkör, eltávolítás) az Adatkezelő kezeli. A munkaviszony vagy a megbízás megszűnésekor a hozzáférést haladéktalanul megszünteti.

8. Az Adatfeldolgozó általános kötelezettségei

8.1. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő dokumentált utasítása alapján kezeli, ideértve a harmadik országba továbbítást is, kivéve, ha uniós vagy tagállami jog kötelezi; ilyenkor erről az Adatkezelőt a kezelés előtt tájékoztatja, hacsak a jog ezt nem tiltja (GDPR 28. cikk (3) bekezdés a) pont).

8.2. Ha az Adatfeldolgozó szerint egy utasítás sérti a GDPR-t vagy más adatvédelmi jogszabályt, erről az Adatkezelőt haladéktalanul tájékoztatja, és a végrehajtást a kérdés tisztázásáig felfüggesztheti.

8.3. Az Adatfeldolgozó nyilvántartást vezet az Adatkezelő nevében végzett adatkezelési tevékenységekről (GDPR 30. cikk (2) bekezdés), és együttműködik a felügyeleti hatósággal.

8.4. Az Adatfeldolgozónak adatvédelmi tisztviselőt nem kötelező kijelölnie (az alaptevékenysége nem nagy számú érintett rendszeres és módszeres megfigyelése), ezért nincs; az ügyfélkör bővülésével ezt felülvizsgálja.

9. Titoktartás és hozzáférés

9.1. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokhoz csak azoknak a munkatársainak és közreműködőinek ad hozzáférést, akiknek a Szolgáltatás üzemeltetéséhez vagy a támogatáshoz szükséges, és akik titoktartásra kötelezettek (GDPR 28. cikk (3) bekezdés b) pont).

9.2. Az Adatfeldolgozó munkatársai az Ügyféladatba csak az Adatkezelő kérésére, hibaelhárításhoz, adatvédelmi incidens kezeléséhez vagy jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez tekintenek be, a szükséges mértékben. A betekintést naplózza.

10. Biztonsági intézkedések (GDPR 32. cikk)

10.1. Az Adatfeldolgozó a következő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza:

Titkosított kapcsolat

• A Szolgáltatás csak HTTPS-en érhető el; a titkosítatlan kérést átirányítja, és a böngészőt szigorú HTTPS-használatra utasítja (HSTS).

Cégenkénti elkülönítés

• Minden cégadatot tartalmazó adatbázis-sor a cég azonosítóját hordozza, és minden lekérdezés a bejelentkezett Felhasználó aktív cégére szűkít. A cég azonosítóját a rendszer mindig a munkamenetből veszi, soha nem a böngészőtől kapott adatból.
• Más cég azonosítójára a válasz „nem található”, így annak létezése sem derül ki.
• Minden módosítás előtt automatikus ellenőrzés fut: egy szkript minden adatbázis-műveletnél nézi a cégszűrést, és egy kereszt-cég tesztsor ellenőrzi, hogy az egyik cég a másik adatait nem olvashatja és nem módosíthatja. A tesztsor hatásosságát szándékosan elrontott szűrőkkel igazoltuk.
• A fájltárolóban (fotók, aláírások) minden fájl a cég előtagja alatt van; egy fájl csak rövid ideig (1-2 óra) érvényes, aláírt hivatkozással nyitható meg, és csak az kap ilyen hivatkozást, aki a megállót láthatja. Feltöltéskor a rendszer a fájl típusát a tartalmából ellenőrzi (csak kép), a méret legfeljebb 4 MB.

Hozzáférés-kezelés

• Szerepkörök a cégen belül: tulajdonos, admin, diszpécser, sofőr. A sofőr csak a hozzá rendelt köröket látja.
• Kétlépcsős belépés (hitelesítő alkalmazás és 10 egyszer használható tartalék kód) minden Felhasználónak választható. A kétlépcsős titok és a tartalék kódok titkosítva tárolódnak.
• A jelszó csak sózott, egyirányú hash formában (scrypt) tárolódik; minimális hossza 7 karakter.
• A Felhasználó a saját profilján a többi eszközön kijelentkezhet; jelszócsere után a többi eszköz munkamenete megszűnik. A munkamenet 30 napig érvényes.

Próbálkozás-korlát

• Belépés: e-mail címenként 5 sikertelen próba 15 percen belül, IP-címenként 20 próba 15 percen belül (IPv6-on a /64-es tartományra számolva).
• Kétlépcsős kód: fiókonként 5 rossz kód 15 percen belül, IP-címenként 20 próba; ezen felül 10 egymás utáni hibás kód után a fiók 15 percre zárolódik.
• Regisztráció: IP-címenként 5 óránként; jelszócsere: fiókonként 5 rossz jelszó 15 percen belül.

Adattárolás helye

• Az adatbázis (Cloudflare D1), a fájltároló (Cloudflare R2) és a rövid életű adatok kulcs-érték tárolója (Workers KV: a sofőr élő helye 10 percig, a próbálkozás-számlálók 15-60 percig, a címkeresési gyorsítótár 30 napig) EU-s joghatósággal jött létre, az adatok az EU-ban tárolódnak. A kérések feldolgozása a Cloudflare globális hálózatában történik (részletek: alvállalkozók listája).

Naplózás és adatintegritás

• Kézbesítési eseménynapló (ki, mikor, mit rögzített); a kézbesített megálló és bizonyítéka nem törölhető a felületről, csak a kör archiválható, így a kézbesítés igazolása nem veszhet el.
• Törlés-napló a megállók és körök törléséről.
• Alkalmazásnapló a hibákról és a biztonsági eseményekről (pl. kétlépcsős belépés be- és kikapcsolása), 7 napig; a cég naplóját csak a tulajdonos és az admin ürítheti.

Üzemeltetés és fejlesztés

• A titkos kulcsok a Cloudflare titokkezelőjében vannak, a forráskódban nem.
• A forráskód privát tárolóban van; élesítés előtt típusellenőrzés, egységtesztek és a kereszt-cég tesztsor fut.
• Biztonsági fejlécek (pl. tartalomtípus-védelem), a belső felület keresőmotorból kizárva.
• Mentés: a Cloudflare D1 beépített, időponthoz kötött visszaállítása (30 nap), nagyobb változtatás előtt külön biztonsági mentés; a visszaállítás ki van próbálva.

10.2. Az Adatfeldolgozó az intézkedéseket a technika állásához igazítva rendszeresen felülvizsgálja. A védelmi szintet nem csökkentheti.

10.3. Az Adatkezelő felel a saját oldalán levő biztonságért: a Felhasználók jelszavaiért és eszközeiért, a hozzáférések időben történő megszüntetéséért és a letöltött exportok védelméért.

11. További adatfeldolgozók (alvállalkozók)

11.1. Az Adatkezelő általános írásbeli felhatalmazást ad az ÁSZF 2. mellékletében (alvállalkozók listája) felsorolt további adatfeldolgozók igénybevételére (GDPR 28. cikk (2) bekezdés).

11.2. Új alvállalkozó bevonásáról vagy csere tervéről az Adatfeldolgozó legalább 30 nappal előre e-mailben értesíti az Adatkezelő tulajdonosait, és frissíti a listát.

11.3. Az Adatkezelő az értesítéstől számított 14 napon belül, indokolással tiltakozhat. A felek egyeztetnek; ha nincs megoldás, az Adatkezelő a változás hatálybalépése előtt azonnali hatállyal felmondhat, és az előre megfizetett díj arányos része visszajár.

11.4. Ha egy alvállalkozót sürgősen kell cserélni (pl. megszűnik, vagy biztonsági ok miatt), az Adatfeldolgozó a cserét követően haladéktalanul értesít; a tiltakozási jog ilyenkor is megilleti az Adatkezelőt.

11.5. Az Adatfeldolgozó az alvállalkozóira szerződésben legalább az e szerződésben foglalt adatvédelmi kötelezettségeket terheli (GDPR 28. cikk (4) bekezdés), és az alvállalkozó kötelezettségeinek teljesítéséért az Adatkezelővel szemben felel.

12. Harmadik országba továbbítás

12.1. Személyes adat az EGT-n kívülre csak a GDPR V. fejezetének megfelelően kerülhet. Jelenleg az amerikai alvállalkozóknál (Cloudflare, Inc., Google) az EU-USA adatvédelmi keretrendszer és az általános szerződési feltételek a garancia (alvállalkozók listája).

12.2. Ha a keretrendszer érvényét veszti, vagy egy alvállalkozó tanúsítása megszűnik, az Adatfeldolgozó az általános szerződési feltételekre és szükség esetén kiegészítő intézkedésekre tér át, és erről az Adatkezelőt tájékoztatja.

13. Az érintetti kérések teljesítésének segítése

13.1. Az Adatkezelő a Szolgáltatás felületén a legtöbb adatot maga megtekintheti, javíthatja, exportálhatja (Excel) és törölheti.

13.2. Ahol a felület ezt szándékosan nem engedi (kézbesített megálló és eseménynaplója, kézbesítési bizonyíték, ládamozgással rendelkező partner, törlés-napló), vagy ahol teljes export kell, az Adatfeldolgozó az Adatkezelő írásbeli kérésére 10 munkanapon belül elvégzi a törlést vagy helyesbítést, illetve kiadja az adatokat géppel olvasható formában.

13.3. Ha érintetti kérés közvetlenül az Adatfeldolgozóhoz érkezik, azt érdemben nem válaszolja meg, hanem 5 munkanapon belül továbbítja az Adatkezelőnek, és az érintettet erről tájékoztatja.

14. Adatvédelmi incidens

14.1. Az Adatfeldolgozó az Ügyféladatot érintő adatvédelmi incidensről az Adatkezelőt indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 48 órán belül értesíti, e-mailben az Adatkezelő tulajdonosainak és az általa megadott kapcsolattartónak.

14.2. Az értesítés tartalmazza (GDPR 33. cikk (3) bekezdés): az incidens jellegét, az érintettek és az adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát, a valószínű következményeket, a megtett és tervezett intézkedéseket, valamint a kapcsolattartó nevét. Ami az értesítéskor nem ismert, azt az Adatfeldolgozó később, haladéktalanul pótolja.

14.3. Az Adatfeldolgozó megteszi a kár mérsékléséhez szükséges intézkedéseket, kivizsgálja és dokumentálja az incidenst. A hatóságot és az érintetteket az Adatkezelő nevében csak az Adatkezelő kérésére vagy jogszabályi kötelezettség alapján értesíti.

14.4. Ha egy incidens több ügyfelet érint, az Adatfeldolgozó mindegyiket külön értesíti, és egyik ügyfélnek sem fedi fel a másik adatait.

15. Segítség a hatásvizsgálathoz és az előzetes konzultációhoz

Az Adatfeldolgozó a rendelkezésére álló információkkal segíti az Adatkezelőt az adatbiztonsági (GDPR 32. cikk), az incidenskezelési (33-34. cikk), a hatásvizsgálati (35. cikk) és az előzetes konzultációs (36. cikk) kötelezettségei teljesítésében, különösen a sofőrök élő helyének használata kapcsán. A szokásos tájékoztatáson túli munka díjköteles lehet; erről előzetesen tájékoztat.

16. A szerződés megszűnése: törlés vagy visszaadás

16.1. A jogviszony megszűnésekor az Adatkezelő választása szerint az Adatfeldolgozó visszaadja (exportálja) és/vagy törli a személyes adatokat (GDPR 28. cikk (3) bekezdés g) pont).

16.2. Visszaadás: a megszűnést követő 30 nap alatt az Adatkezelő tulajdonosa vagy adminja a felületen exportálhat, illetve kérheti a teljes exportot (CSV és JSON, a fotók és aláírások fájlként).

16.3. Törlés: ezt követően az Adatfeldolgozó véglegesen törli az összes Ügyféladatot az adatbázisból és a fájltárolóból. A rövid életű adatok a lejáratukkal szűnnek meg (élő hely 10 perc, a cégre nem utaló címkeresési gyorsítótár 30 nap), az alkalmazásnapló 7 nap alatt. A mentésekből az adat a D1 időponthoz kötött visszaállítás idején belül, legfeljebb 30 nap alatt tűnik el; a törlés előtti biztonsági mentést legfeljebb 30 napig őrizzük, utána törlődik.

16.4. A törlés nem vonatkozik arra, amit uniós vagy tagállami jog megőrzésre kötelez.

16.5. Az Adatfeldolgozó kérésre írásban igazolja a törlést.

16.6. A Felhasználói fiókok az Adatfeldolgozó saját adatkezelésébe tartoznak (Adatkezelési tájékoztató). A csak ennél az Adatkezelőnél tag fiókok a cégadatokkal együtt törlődnek; a más cégnél is tag fiókok megmaradnak.

17. Ellenőrzés

17.1. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely e szerződés teljesítésének igazolásához szükséges: ezt a dokumentumot, a biztonsági intézkedések leírását, az alvállalkozók listáját és az alvállalkozók független tanúsítványait (pl. ISO/IEC 27001, SOC 2).

17.2. Az Adatkezelő vagy az általa megbízott, titoktartásra kötelezett, nem versenytárs auditor évente legfeljebb egyszer (adatvédelmi incidens után soron kívül is) ellenőrizheti az Adatfeldolgozót, legalább 30 nappal előre bejelentve, munkaidőben, a többi ügyfél adatainak és a rendszer biztonságának védelmével. Az ellenőrzés költsége az Adatkezelőt terheli.

17.3. Az alvállalkozók (Cloudflare, Google) adatközpontjaiban helyszíni ellenőrzés nem lehetséges; ott a 17.1. pont szerinti tanúsítványok az irányadók.

18. Felelősség

18.1. Az érintettekkel szemben a felek a GDPR 82. cikke szerint felelnek.

18.2. A felek egymás közötti viszonyában az ÁSZF felelősségi szabályai az irányadók; az adatvédelmi kötelezettség megszegéséért való felelősségre is az ÁSZF általános összeghatára vonatkozik.

19. Záró rendelkezések

19.1. Ezt a szerződést az Adatfeldolgozó az ÁSZF módosítására vonatkozó szabályok szerint módosíthatja; az Adatkezelő hátrányára az adatvédelmi szintet nem csökkentheti.

19.2. Ha jogszabályváltozás vagy hatósági döntés miatt a szerződést módosítani kell, a felek ezt jóhiszeműen elvégzik.

19.3. A szerződésre a magyar jog irányadó; a nem szabályozott kérdésekben a GDPR, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) az irányadó.

Aláírt példány esetén: