Jogi információk
Minta: tájékoztató a sofőröknek a Routehive használatáról
Ez a dokumentum tervezet: a kiemelt részek (cégadatok, nyitott döntések) a végleges közzététel előtt kerülnek kitöltésre.
A Routehive üzemeltetője (Tálosné Tomisa Erika e.v.) ezt a mintát az ügyfeleinek adja. A tájékoztatót az ügyfél cég, mint munkáltató és adatkezelő adja a sofőrjeinek, a saját nevében és felelősségére.
Kitöltési útmutató a munkáltatónak (átadás előtt törlendő)
- Töltse ki a
[MUNKÁLTATÓ: ...]jelű helyeket. A[CÉGNÉV]jelűek a Routehive üzemeltetőjének adatai, ezeket az üzemeltető adja meg. - Igazítsa a szöveget a saját működéséhez. Ha például nem használja az élő helyet vagy a kézbesítési fotót, a vonatkozó részt törölje.
- A tájékoztatót a Routehive bevezetése előtt, írásban adja át (a munka törvénykönyvéről szóló
- évi I. törvény, Mt. 9. § (2) bekezdés és 11/A. §; GDPR 13. cikk). Az átvételt a végén aláírással igazoltassa, és egy példányt őrizzen meg.
- Az élő hely és a kézbesítési fotó jogalapja jellemzően a munkáltató jogos érdeke. Ehhez érdekmérlegelést kell végeznie és írásban rögzítenie; a dokumentum végén vázlatot talál. Munkaviszonyban a hozzájárulás nem megfelelő jogalap, mert a munkavállaló nem dönthet szabadon.
- Ha van üzemi tanács, a bevezetés előtt kérje ki a véleményét (Mt. 264. §).
- Ha a sofőr nem munkavállaló (hanem pl. megbízott vagy alvállalkozó), az Mt. szabályai nem alkalmazandók; a tájékoztatást ekkor is meg kell adni (GDPR 13. cikk), a jogalapot és a szöveget ehhez kell igazítani.
- A megőrzési időket a munkáltató határozza meg; a táblázatban a Routehive alapbeállításai szerepelnek.
- A tegező megszólítás is használható, ha a cégnél ez a szokás.
Tájékoztató a Routehive kiszállítás-tervező használatáról
Kinek szól: a [MUNKÁLTATÓ: cégnév] sofőrjeinek. Hatályos: [MUNKÁLTATÓ: dátum]-tól.
1. Ki kezeli az adatait
Adatkezelő (a munkáltató): [MUNKÁLTATÓ: cégnév], székhely: [MUNKÁLTATÓ: székhely], képviseli: [MUNKÁLTATÓ: képviselő], adatvédelmi kérdésekben: [MUNKÁLTATÓ: adatvédelmi e-mail és telefon]. Adatvédelmi tisztviselő: [MUNKÁLTATÓ: ha van, neve és elérhetősége; ha nincs, a sor törlendő].
Adatfeldolgozó: a Routehive üzemeltetője, Tálosné Tomisa Erika e.v. (8706 Nikla, Berzsenyi Dániel utca 108/A). A munkáltató megbízásából, az ő utasításai szerint kezeli a kiszállítással kapcsolatos adatokat, adatfeldolgozói szerződés alapján.
A belépési fiókja: a Routehive-fiókját (név, e-mail, telefon, jelszó, kétlépcsős belépés) a Routehive üzemeltetője önálló adatkezelőként kezeli, mert egy fiók több cégnél is használható. Erről a Routehive adatkezelési tájékoztatója szól: routehive.eu/adatkezeles.
2. Mire használjuk a Routehive-ot
A kiszállítási körök megtervezésére és kiosztására, a kézbesítések rögzítésére és igazolására, az utánvét és a ládák elszámolására, valamint arra, hogy a diszpécser munka közben lássa, hol tart a kör. A Routehive-ot telefonos böngészőben használja, külön alkalmazást nem kell telepíteni.
3. Milyen adatok keletkeznek Önről, ki látja és meddig
| Adat | Mi ez | Ki látja | Meddig |
|---|---|---|---|
| Fiókadatok | Név, e-mail cím, telefonszám (nem kötelező), szerepkör. A fiókot a diszpécser hozza létre | A cég tulajdonosa, adminja, diszpécsere | Amíg a cégnél dolgozik; utána a hozzáférését megszüntetjük |
| Kiosztott körök | Mely napon, melyik kört kapta, a kör tervezett indulása és a műszak vége (a napi kiosztás eddig tervez), a jármű rendszáma és ládakapacitása | Tulajdonos, admin, diszpécser | Mint a kézbesítési adatoké |
| Kézbesítési események | Melyik címet mikor zárta le (kézbesítve vagy sikertelen), a sikertelenség oka, a jegyzete, az újranyitás | Tulajdonos, admin, diszpécser | [MUNKÁLTATÓ: megőrzési idő; a Routehive alapbeállítása: 2 év a kör napjától] |
| Utánvét | A beszedett összeg, és hogy a címzett fizetett-e | Tulajdonos, admin, diszpécser | Mint a kézbesítési eseményeké |
| Ládák | A kiadott és visszahozott ládák száma | Tulajdonos, admin, diszpécser | Mint a kézbesítési eseményeké |
| Kimutatások | A fenti eseményekből számolt adatok sofőrönként és naponta: kézbesítési arány, beszedett utánvét, átlagos idő két lezárás között, az első és az utolsó lezárás közötti idő | Tulajdonos, admin, diszpécser | Nem külön tárolt adat, az eseményekből számolódik |
| Kézbesítési fotó | Az Ön által a kézbesítéskor készített kép | Tulajdonos, admin, diszpécser, és Ön a saját körében | 90 nap, utána automatikusan törlődik |
| Aláírás | Az átvevő aláírása és neve (nem az Öné) | Tulajdonos, admin, diszpécser | [MUNKÁLTATÓ: megőrzési idő; Routehive-javaslat: 1 év] |
| Élő hely | A legutóbbi helye (koordináta, pontosság, időpont) és a kör neve, csak a 4. pont feltételeivel | Tulajdonos, admin, diszpécser. A többi sofőr nem | 10 perc, előzmény nem marad |
| Törlés-napló | Ha Ön töröl egy címet vagy kört: mit és mikor | Tulajdonos, admin, diszpécser | [MUNKÁLTATÓ: megőrzési idő; Routehive-javaslat: 1 év] |
| Hibanapló | Technikai hibák: időpont, oldal, a böngésző típusa | Tulajdonos, admin, diszpécser és a Routehive üzemeltetője | 7 nap |
4. Az élő hely részletesen
4.1. Mikor küld a telefon helyet. Csak ha mind teljesül:
- Ön a telefon böngészőjében engedélyezte a helymeghatározást a Routehive számára;
- van aktív köre: úton lévő kör, vagy Önnek kiadott mai (vagy dátum nélküli) kör;
- a sofőr-felület nyitva van a telefonján;
- nem kapcsolta be a „Szünet” kapcsolót.
4.2. Milyen gyakran. Mozgás közben legfeljebb percenként egyszer, és csak ha legalább 100 métert elmozdult; álló helyzetben 5 percenként. A diszpécser a legutóbbi helyet látja a kezdőlapon (név, kör, mikor, pontosság), és a helyet a Google Térképen megnyithatja.
4.3. Meddig. A hely 10 perc után magától eltűnik. Előzmény, útvonal-visszajátszás nincs; azt, hogy korábban merre járt, a Routehive nem tárolja. Ha a kör véget ér, a küldés leáll, és a hely legkésőbb 10 perc múlva eltűnik.
4.4. Hogyan kapcsolhatja ki.
- A „Szünet” kapcsolóval (pl. magánút, munkaközi szünet): a hely azonnal eltűnik a diszpécser elől.
- A telefon böngészőjének beállításaiban a helymeghatározási engedély visszavonásával.
- Ha a sofőr-felületet bezárja, vagy a telefon képernyője lezár, a küldés jellemzően leáll.
4.5. Munkaidőn kívül az élő helyet nem használjuk. [MUNKÁLTATÓ: munkaidő, pl. 6:00-16:00.] Ha a munkaidő végeztével még van aktív köre (pl. egy másnapra áthúzódó, dátum nélküli kör), kapcsolja be a „Szünet” kapcsolót.
4.6. Mire nem használjuk. Az élő helyet nem használjuk titkos megfigyelésre, magánélete ellenőrzésére, sem önmagában fegyelmi döntésre.
5. Kézbesítési fotó
5.1. Fotót a kézbesítés igazolására készít (pl. a csomag az ajtó előtt). Csak az a kép kerül fel, amelyet a sofőr-felületen készít vagy kiválaszt; a telefon többi képéhez, névjegyeihez és egyéb adataihoz a Routehive nem fér hozzá.
5.2. Kérjük, ne fényképezzen embert, rendszámot, lakás belsejét, és semmit, ami a kézbesítés igazolásához nem kell.
6. Saját telefon használata
[MUNKÁLTATÓ: törlendő, ha céges telefont ad.] Ha a saját telefonját használja, a munkáltató csak a munkavégzéssel összefüggő adatokat ismerheti meg (Mt. 11/A. §): a fenti táblázatban felsoroltakat. A Routehive böngészőben fut, más alkalmazáshoz és a telefon tartalmához nem fér hozzá.
7. Az adatkezelés jogalapja
| Adatkezelés | Jogalap |
|---|---|
| Fiók, kiosztott körök, kézbesítési események, utánvét, ládák | A munkaszerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont) és a munkáltató ellenőrzési joga (Mt. 11/A. §) |
| Élő hely, kézbesítési fotó, kimutatások | A munkáltató jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f) pont): a kiszállítás összehangolása, a címzettek tájékoztatása a várható érkezésről, a kézbesítés igazolása vitás esetben. Az érdekmérlegelést [MUNKÁLTATÓ: hol tekinthető meg] megtekintheti |
8. Kik ismerhetik meg az adatokat
- a munkáltató tulajdonosa, adminja és diszpécserei a Routehive-ban;
- a Routehive üzemeltetője (Tálosné Tomisa Erika e.v.) mint adatfeldolgozó, és alvállalkozói: a Cloudflare (a rendszer futtatása és tárolása; az adatbázis, a fotók és az élő hely (10 percig) az EU-ban; a térkép és az útvonaltervezés is a Cloudflare-en fut) és a Google (címkeresés: a címzettek címe; az Ön helye csak akkor, ha a diszpécser a Google Térképen megnyitja). A teljes lista: routehive.eu/alvallalkozok;
- hatóság, jogszabályon alapuló megkeresésre.
A Cloudflare és a Google amerikai anyavállalatú; az adattovábbítás garanciája az EU-USA adatvédelmi keretrendszer és az általános szerződési feltételek.
9. Az Ön jogai
- Hozzáférés: megkérdezheti, milyen adatát kezeljük, és másolatot kérhet.
- Helyesbítés: a nevét, telefonszámát és jelszavát a Routehive Profil oldalán maga is módosíthatja; az első belépés után változtassa meg a kezdő jelszavát.
- Törlés és korlátozás: kérheti, ha az adatkezelésnek nincs tovább jogalapja.
- Tiltakozás: a jogos érdeken alapuló adatkezelés (élő hely, fotó, kimutatások) ellen tiltakozhat; ezt megvizsgáljuk, és ha az Ön érdeke erősebb, az adatkezelést abbahagyjuk.
- Adathordozhatóság: a szerződés teljesítésén alapuló adatokat géppel olvasható formában kérheti.
Kérését a(z) [MUNKÁLTATÓ: adatvédelmi e-mail] címre küldje; egy hónapon belül válaszolunk.
Panasz: a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 1 391 1400; ugyfelszolgalat@naih.hu; www.naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat (a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is).
10. Átvételi elismervény
A tájékoztatót a Routehive használatának megkezdése előtt megkaptam és elolvastam.
| Név | |
| Dátum | |
| Aláírás |
Melléklet a munkáltatónak: érdekmérlegelés vázlata (az élő helyhez és a fotóhoz)
A munkáltató tölti ki, és felel a tartalmáért. A vázlat a Routehive alapbeállításait írja le.
- A munkáltató jogos érdeke: a kiszállítás valós idejű összehangolása (átosztás, késés kezelése), a címzettek tájékoztatása a várható érkezésről, a kézbesítés igazolása vitás esetben. [MUNKÁLTATÓ: kiegészítés, pl. konkrét korábbi problémák.]
- Szükségesség: kevésbé korlátozó megoldás (telefonos egyeztetés) [MUNKÁLTATÓ: miért nem elég, pl. a sofőr vezetés közben nem telefonálhat]. A fotó a vitás kézbesítések bizonyítására szolgál, ahol a sofőr szava nem elég.
- Az érintett érdekei: magánélet, mozgásának nyomon követhetősége, nyomásgyakorlás érzete.
- Garanciák a Routehive-ban:
- élő hely csak aktív kör alatt és nyitott sofőr-felületnél, a böngésző engedélyével;
- „Szünet” kapcsoló, amely azonnal törli a helyet;
- csak a legutóbbi hely, 10 percig, előzmény nélkül;
- ritka küldés (legfeljebb percenként, 100 méter elmozdulás után; állva 5 percenként);
- csak a cég tulajdonosa, adminja és diszpécsere látja;
- a fotó 90 nap után automatikusan törlődik;
- a sofőr előzetes, írásbeli tájékoztatása (ez a dokumentum). [MUNKÁLTATÓ: saját garanciák, pl. belső szabályzat, ki nézheti az élő helyet és mikor.]
- Következtetés: [MUNKÁLTATÓ: a jogos érdek a garanciákkal együtt arányos és elsőbbséget élvez, vagy nem; dátum, aláírás.]